Het gedoe rond de twee-concerten-op-één-dag, dat zich afspeelde rond de editie 2023 van Royal Park Live, liet zien dat bij het afgeven van gemeentelijke evenementenvergunningen een ‘abuisje’ op de loer ligt. Het is dan ook zaak dat omwonenden van Paleis Soestdijk met andere belanghebbenden, waaronder Behoud het Borrebos, tijdig kennis kunnen nemen van de inhoud van afgegeven vergunningen. Waar nodig kan de gemeente dan tijdig gewezen worden onvolkomenheden en/of kan er bezwaar worden aangetekend tegen een vergund evenement. Hoe staat het bijvoorbeeld met het voor het eerste weekeinde van september geplande driedaagse evenement Concours d’elegance. De website Wheels at the palace meldt dat bezoekers naast alle tentoongestelde auto-glorie en wat dies meer zij ook kan genieten van live muziek. Die moet dan wel akoestisch ten gehore worden gebracht, want het gelimiteerde aantal van 12 evenementendagen met electronisch versterkte muziek is immers voor dit jaar al bereikt. Over het afgeven van vergunningen en de daarbij behorende termijnen gaat onderstaand verhaal.
12 dagen met versterkte muziek
In afwachting van het oordeel van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State over het Bestemmingsplan Landgoed Paleis Soestdijk mag de MeyerBergman Erfgoed Groep op de daarvoor aangewezen delen van het landgoed Paleis Soestdijk evenementen organiseren. In totaal geldt er een jaarlijks maximum van veertig evenementsdagen, waarvan twaalf met versterkte muziek. De regels waaraan de organisatoren van de evenementen zich dienen te houden zijn opgenomen in de afgegeven vergunning.
Teneinde de gemeente voldoende tijd te geven om een aangevraagde evenementenvergunning te kunnen toetsen aan het bestemmingsplan en/of de Algemene Plaatselijke Verordening is bepaald dat vergunningen tenminste twaalf weken vóór een gepland evenement moeten zijn aangevraagd. De gemeente heeft vervolgens zes weken de tijd om een besluit te nemen en dat publiek te maken. Ook die termijn is van belang. Immers, belanghebbenden kunnen na kennis te hebben genomen van zo’n besluit eventueel bezwaar aantekenen bij het college van burgemeester en wethouders tegen een afgegeven vergunning. Daar staat een termijn voor van zes weken plus één dag.
Als een vergunning eenmaal is verleend dan is het aan de gemeente en/of de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) erop toe te zien dat de organisator van het evenement de in de vergunning vastgelegde regels c.q. voorschriften naleeft. Zo is het is bijvoorbeeld niet meer dan logisch dat in een evenementenvergunning wordt aangegeven welke garanties er worden gegeven dat het maximaal aantal toegestane bezoekers van 5.000 per dag niet wordt overschreden. Bij concerten met kaartverkoop vooraf via het internet is dat een vrij eenvoudige zaak. Maar hoe wordt er toegezien op het aantal bezoekers dat bijvoorbeeld het aanstaande Concours d’elegance dagelijks op het landgoed verwelkomd? Vindt bij dat driedaagse evenement ook kaartverkoop plaats aan de kassa van het paleis? En zo ja, wat als bezoeker 5.001 zich daar aanmeldt? Wordt die dan geconfronteerd met het bordje ‘Vol’? En wie houdt er toezicht op de kaartverkoop? Het zijn vragen die gesteld zouden kunnen worden als in een afgegeven evenementenvergunning niet helder wordt aangegeven hoe de 5.000-bezoekersnorm wordt gehandhaafd.
Samengevat komt het erop neer dat het evident is dat de hierboven aangegeven termijnen strikt in acht worden genomen door de gemeente Baarn. Daarbij is het van belang dat direct-belanghebbenden tijdig kennis kunnen nemen van de inhoud van de voor Paleis Soestdijk afgegeven evenementenvergunningen. Gelet op de ervaringen bij de laatste Royal Park Live-editie is dat geen overbodige luxe…
Zie ook: Gemeente in de fout